Ibland behöver vi som hanterar lantmäteriförrättningar diskutera något med er sakägare. Det vill säga dig som fastighetsägare och andra som berörs av ärendet. Då bjuder vi in till ett möte, eller det vi vanligtvis kallar sammanträde.
Det är viktigt att du kommer
Om du blir inbjuden är det viktigt att du kommer, både för att få information, bevaka dina intressen och göra din stämma hörd. För oss bidrar det till ett bättre underlag för våra beslut. Sammanträdena protokollförs så att det klart och tydligt framgår vad som sagts. Det gör det möjligt för dig att få information om du av någon anledning inte kan närvara.
Om alla sakägare redan från början är överens och har skrivit på en överenskommelse om vad som ska göras behövs oftast inget sammanträde.
Olika sätt att delta på sammanträdet
Sammanträdena kan ha olika former och du kan delta på olika sätt. Digitalt, via telefon, via ombud eller fysiskt. Det är alltid omständigheterna i en lantmäteriförrättning som är avgörande för i vilken form det hålls.
Även om man kan delta digitalt finns alltid en fysisk plats angiven, varifrån förrättningslantmätaren leder sammanträdet. Dit kan man gå om man önskar delta fysiskt. Om du har frågor eller funderingar kring ditt sammanträde kan du kontakta din handläggare.
Lantmäteriet använder Skype för företag som teknisk lösning för digitala möten. Du kan välja att ansluta till mötet på olika sätt beroende på om du vill använda dator, surfplatta, telefon eller ett videokonferenssystem. Välj det alternativ som passar dig bäst.
Via en dator (PC eller Mac)
Följ dessa steg om du vill ansluta till mötet via en dator:
- Skriv av webblänken som skickas med i inbjudan till mötet, och skriv in den i webbläsaren.
- Följ instruktionerna på sidan som öppnas. Plug-in-programmet för Skype för företag laddas nu ner på din dator (ibland hamnar plug-in-programmet under nedladdade filer. Klicka på ikonen och följ instruktionerna).
- Välj ”Anslut som gäst” och skriv in ditt namn. Anslut via Skype för företag-klient, om du har det installerat på din dator. Observera att det är skillnad mellan Skype och Skype för företag och de kan inte användas tillsammans.
Via iPhone eller iPad
Följ dessa steg om du vill ansluta till mötet via en iPhone eller iPad:
- Ladda ner appen Skype för företag via App Store.
- Gå in i webbläsaren och skriv in den webblänk som skickas med i inbjudan.
- Klicka på ”Anslut som gäst” och skriv in ditt namn. Du ansluter alltså via webbläsaren, inte i appen. Det är en förutsättning att appen är nerladdad för att det ska fungera.
Via en Androidtelefon eller surfplatta
Följ dessa steg om du vill ansluta till sammanträdet via din androidtelefon eller surfplatta:
- Ladda ner appen Skype för företag via Google Play.
- Kontakta ärendets handläggare, i god tid innan mötet, och be om en klickbar länk till mötet.
- Klicka på länken som du får skickad till dig.
Via telefonsamtal
Ring numret och ange det konferens-ID (åtta siffror) som står i inbjudan. Väljer du det här alternativet kan du inte se dokument som visas. Kontakta ärendets handläggare så kan du få materialet skickat till dig i förväg.
Via ett videokonferenssystem
Om du vill ansluta till sammanträdet via ett videokonferenssystem skriver du in 918900@teliavideomote.com på systemet, och det konferens-ID som står i inbjudan under ”Om du vill ringa in till mötet”. Avsluta med #.
Viktig teknisk information i samband med mötet
Det finns några saker som är bra att tänka på innan du ansluter till mötet:
- Se till att den dator, surfplatta eller telefon som du vill använda under mötet har mikrofon och kan spela upp ljud.
- Ta reda på hur du sätter på och stänger av din mikrofon.
- Se till att du har en stabil anslutning till Internet. Koppla gärna datorn, med nätverkskabel, direkt till modemet eller routern, eller sitt nära routern för att få en så stabil uppkoppling som möjligt.
- Stäng ner program på din dator eller surfplatta och fönster i din webbläsare som du inte använder just nu. De kan störa din uppkoppling under mötet.
- Se till att du ansluter med en uppdaterad webbläsare om du väljer det alternativet.
- Använd gärna senaste versionen av antingen Microsoft Edge, Google Chrome eller Safari.
- Se till att du kommer in på mötet och att ljud och mikrofon fungerar i god tid innan mötet startar.
- Sitt gärna på en plats med så lite bakgrundsljud som möjligt och använd gärna hörlurar med mikrofon.
- Om du är tidig in till mötet kan du ibland hamna i en lobby/väntrum och kommer bli insläppt när mötet börjar.
Om du vill vara anonym under mötet
Om du har skyddad identitet, eller av annan anledning inte vill tala om vem du är under mötet, måste du ansluta med den webblänk som skickas med i inbjudan. Då kan du själv skriva in det namn som du vill ska visas under mötet, till exempel ”representant för fastighet x:y”.
Om du istället väljer att ansluta till mötet med din telefon behöver du ringa från ett dolt nummer eftersom ditt nummer kommer synas på bildskärmen under mötet.
Vanliga problem inför eller under digitala sammanträden
Här hittar du de mest vanliga tekniska problemen som kan uppstå i samband med digitala sammanträden.
Klicka på en av problembeskrivningarna för möjliga orsaker och lösningar:
- Ljud och bild hackar under mötet.
- Du får/kan inte ansluta till mötet.
- Sammanträdet kan inte hittas.
- Du hör inte vad som sägs under mötet.
- De andra i mötet hör inte vad du säger.