Smartare samhällsbyggnadsprocess
Kommunerna ansvarar för större delen av de myndighetsprocesser som ingår i samhällsbyggnadsprocessen, och därför fokuserar detta kapitel på hur långt Sveriges 290 kommuner har kommit i digitaliseringen av samhällsbyggnadsprocessen. Andra viktiga aktörer som också måste medverka i digitaliseringen är t ex statliga myndigheter, Länsstyrelsen, byggaktörer, fastighetsägare, medborgare som alla måste engagera sig i kommunernas digitalisering men också i sin egen.
Ingen kommun är den andra lik. Några kommuner har kommit långt medan andra knappt har börjat. Ingenstans finns en sammanhängande digital process. Inom en kommun har man ofta kommit olika långt inom de olika delarna i processen. Bygglovsprocessen kan t ex ligga före i utvecklingen och blir då begränsad av att detaljplaneprocessen, som skapar det viktiga underlaget, inte är lika långt framme.
Bilden beskriver schematiskt hur långt kommunerna kommit på vägen mot en digital obruten process i januari 2018.
Om vi summerar situationen utifrån de steg som omnämns i Färdplanen så kan vi konstatera att kommunerna inte har kommit lika långt med de senare stegen som med de första. Detta är naturligt eftersom man måste jobba med grundförutsättningar som digital information, digitala arbetsflöden och digital dialog innan man kan börja automatisera processer.
Digital information är det steg som kommunerna kommit längst med. Här finns ett påbörjat arbete i alla delar och på vissa håll har man kommit långt. Det finns fortfarande brister i form av standardisering och avsaknad av viss digital information, t ex planbestämmelser.
Digitalt arbetsflöde är mest utvecklat inom geodatahantering, fastighetsbildning och bygglov, och sämst inom detaljplanering och förvaltning. Det största hindret är avsaknaden av digital planbestämmelseinformation som hindar utvecklingen inom framför allt fastighetsbildning och bygglov.
Digital dialog förekommer framförallt inom bygglov och byggfas, och till viss del inom översiktsplan. Digital dialog skulle kunna användas i större utsträckning men bromsas av juridiska hinder och avsaknad av nationella lösningar.
Automatisering förekommer hos några få kommuner inom bygglovhantering och skulle kunna utvecklas ytterligare om processen i de första faserna var digital i högre utsträckning.
Här kan du läsa mer om de olika delprocesserna.
Här kan du läsa mer om de olika delprocesserna
Från bilden kan man utläsa att kommunerna har kommit ganska långt då det gäller både befintlig och planerad markanvändning. Grundläggande geografisk information finns ofta digitalt. Det finns en medvetenhet och en process för hur informationen bör hanteras, även om den ännu inte är standardiserad eller tillgänglig via tjänster. Planerad markanvändning (översiktsplan) finns digitalt hos några få kommuner men är då inte standardiserad.
Detaljplan är den delprocess inom vilken det finns störst behov av att påbörja digitalisering. Här finns en stor brist då det gäller tillgång till digital detaljplaneinformation och planbestämmelser. Få kommuner har digitaliserat sina planbestämmelser och tillgängliggjort dem för andra aktörer. Detta är ett hinder för efterföljande processer som behöver denna information för att digitalisera och automatisera arbetsflöden. Det finns också mycket utredningsinformation som skulle behöva tillgängliggöras nationellt för att underlätta både för kommunerna och andra aktörer.
Fastighetsbildning är en process som hanteras både av statliga och kommunala lantmäterimyndigheter. Eftersom lantmäterimyndigheterna använder samma handläggningssystem är arbetsflödet mer eller mindre detsamma, men fortfarande finns behov att utveckla gemensamma metoder för medborgardialog och automatisering av enklare ärenden.
Några få kommuner har framgångsrikt lyckats digitalisera och till viss del automatisera bygglovsprocessen så att den möjliggör en helt papperslös process. För att kunna fortsätta utvecklingen behöver även detaljplaneinformation och planbestämmelser digitaliseras.
Inom byggfasen pågår initiativ och tester för att åstadkomma en digital process. Fortfarande finns det arbete kvar att göra då det gäller kopplingen mellan BIM och geodata som idag inte går att kombinera.
Förvaltningsfasen inkluderar förvaltning av byggnader, anläggningar, gator, parker och naturområden. Geodata finns och är digital men för att bedriva en mer effektiv förvaltning av fastigheter och anläggningar skulle kommunerna i högre grad kunna använda sig av 3D-modeller och BIM. Sakernas Internet (internet of things, IoT) innebär också en möjlighet för kommunerna att kunna följa upp hur effektivt en byggnad eller anläggning förvaltas. Genom sensorer kan mer information om t ex värme- och vattenförbrukning samlas in och driften därmed effektiviseras.
Att kommuner och myndigheter har en lång resa framför sig för att nå målet om en obruten digital samhällsbyggnadsprocess är tydligt. Man kan fråga sig varför har kommuner och myndigheter inte kommit längre?
Att digitaliseringen inte har fått så stort genomslag i samhällsbyggnadsprocessen beror på flera olika faktorer. Hindren är kända och åtgärder har initierats på olika håll så att förutsättningarna för kommuner och myndigheter ska bli bättre.
Lagstiftningen stöttar inte en digital process
Den lagstiftning som styr samhällsbyggnadsprocessen; plan- och bygglagen, fastighetsbildningslagen, miljöbalken mfl, stöttar inte digitala processer. Lagstiftningen talar i regel inte om vem som ansvarar för informationen som skapas och vilka krav som ställs på tillgängliggörande. Ibland kan lagstiftningen till och med kräva att handlingar upprättas i pappersform, som t ex vid överlåtelse av fast egendom och servitut.
Organisationsövergripande styrning och samverkan saknas
Aktörerna i samhällbyggnadsprocessen är många; 290 kommuner, Lantmäteriet, Boverket, andra statliga myndigheter, Länsstyrelserna, byggaktörer, fastighetsägare, medborgare mfl. Med den förvaltningsmodell som vi har i Sverige finns endast en låg nivå av gemensam styrning av processen eller digitaliseringen. Kommunerna och myndigheterna är mer eller mindre självstyrande och samverkar inte heller i tillräckligt hög grad för att digitalisering ska kunna få genomslag. Stuprören finns även inom organisationerna och försvårar digitalisering. Kommuner och myndigheter måste bort från stuprören och samverka mer för att de ska lyckas med uppgiften att digitalisera verksamheten.
Finansieringsmodeller stödjer inte utveckling av den digitala processen
Nyttorna med digitaliseringen påverkar samhället i stort. Efterfrågan på myndighetsinformation är stor och möjligheterna för näringslivet ökar när den offentliga verksamheten digitaliseras. Ofta uppstår den största nyttan utanför den verksamhet eller enhet som initierat ett digitaliseringsinitiativ. Kostnaden kan alltså bli större än besparingen för den enskilda enheten men på totalen tjänar hela organisationen och samhället på åtgärderna. Finansieringsfrågan måste därför lyftas till högre nivåer i organisationerna och nyttor som faller ut hos medborgare och i näringslivet måste beaktas i högre grad.
Kompetens- och kapacitetsbrist
I samhällsbyggnadsbranschen råder stor kompetens- och kapacitetsbrist genom hela processen. Fler skulle behöva utbildas och anställas för att handläggningstiderna ska kunna ligga på rimliga nivåer. När det gäller digitalisering är kompetensbristen ännu mer påtaglig. Få har förståelse för effekterna av digitalisering och att digitaliseringen i sig är ett sätt att lösa kompetens- och kapacitetsbrist.
Brist på öppna data
En brist på öppna data i detta sammanhang innebär att tillgången till informationen begränsas av att den är svår att hitta, förstå och att använda. Detta eftersom informationen inte är beskriven eller standardiserad och att den oftast har villkorad användning och är avgiftsbelagd. Detta sammantaget hämmar och begränsar användningen.