Smartare samhällsbyggnadsprocess
Vägen mot målet kan tyckas lång och krokig. För att underlätta vägval beskrivs här en färdplan som stöd för samtliga aktörer. Färdplanen består av fyra steg. En organisation kan jobba med alla fyra steg samtidigt men full utväxling på de senare stegen kan inte nås förrän de första stegen är genomförda fullt ut.
Läs mer om de fyra stegen i färdplanen
Eftersom data är drivkraften i den transformation som digitaliseringen medför är det viktigt att informationen till processen är digitaliserad, tillgänglig och användbar. Vi måste med andra ord bli mycket bättre på att samla in och strukturera vår information digitalt för att till fullo kunna nyttja digitaliseringens möjligheter. Dataägare och informationsansvarig blir allt viktigare roller.
Att följa standard är självklart eftersom det förenklar för alla aktörer att hämta och tolka informationen. Metadata, dvs information om data, är central och alla producenter behöver kunna beskriva sina data med metadata. Data förändras också under processens gång vi behöver därför hantera data i flera versioner.
I samhällsbyggnadsprocessen finns det fortfarande information som inte är digitaliserad. Information som finns som pdf-filer är visserligen digital men eftersom pdf-filen inte kan återanvändas på annat sätt än att läsas av en människa räcker den inte för att bygga en digital process.
Om den digitala informationen inte är tillförlitlig, eller svår att få tillgång till och besvärlig att hantera så bidrar den inte till en effektiv process. Det kan i sämsta fall leda till att beslut tas utan nödvändigt underlag, eller ett felaktigt underlag.
För många informationsmängder inom samhällsbyggnad saknas fortfarande standarder, men arbete pågår för att ta fram standarder.
Ett digitalt arbetsflöde måste tillåta att information flödar digitalt i processen och enkelt kan återanvändas i processens olika steg. Aktörer i processen kommer att behöva samordna sig för att harmonisera arbetsflöden. När det råder samsyn och insyn i processens olika delar kan fler aktörer medverka och bidra till ett gott resultat. Det är också nödvändigt att aktörerna i den mån det är möjligt använder sig av de nationella tjänster som finns för t ex e-arkivering, e-signering.
Ansvar och roller behöver förtydligas. Vi behöver skilja på ansvar för processen och ansvar för informationen. I samhällsbyggnadsprocessen är det Boverket som har det övergripande ansvaret för processen och Lantmäteriet för den nationella infrastrukturen för informationen. De två myndigheterna samverkar för att process och information ska kunna fungera tillsammans. Kommunernas ansvar är de kommunala processerna och att se till att dessa harmonierar med nationella riktlinjer. Kommunerna ansvarar också för att information som skapas i kommunens verksamhet följer standarder och tillgängliggörs för andra aktörer.
Ett digitalt arbetsflöde blir aldrig effektivt om informationen inte uppfyller kraven på kvalitet, användbarhet och tillgänglighet. Det är därför viktigt att förstå att steg 1 i Färdplanen Digitalisera informationen är en förutsättning för att arbetsflödet ska kunna bli digitalt.
Med digital dialog avses inte bara kommunikation med medborgare i samband med ärendehandläggning, det omfattar även annan kommunikation som enkäter, medborgardialog, digitala möten, chattar, sociala medier mm. Det handlar om att på ett effektivt sätt förklara kommunens verksamhet och de beslut som fattas, och samtidigt ge medborgare möjlighet att påverka genom att lämna in synpunkter och förslag. Digital dialog blir naturlig och nödvändig när informationen och arbetsflödet är digitalt. Dialogen blir snabbare och informationen mer fullständig och lättare att använda och förstå.
Dagens medborgare är vana vid att ta del av information, dela information och tycka till på nätet. Kanalerna är många och medborgarna förväntar sig att kommun och myndighet ska vara tillgängliga. Det är inte heller rimligt att en medborgare ska behöva åka flera mil för att ta del av en utställning eller träffa en handläggare när dialogen skulle kunna ske digitalt på medborgarens villkor. Kommun och myndighet kan t ex använda sig av Mina meddelanden för utskick och e-tjänster så att medborgaren kan följa sina ärenden.
Att både information och process är digital och standardiserad är en förutsättning för att smarta verktyg för dialog ska kunna utvecklas. Det är alltså minst lika viktigt att arbeta med steg 1 och 2 i färdplanen för att dialogen ska kunna bli effektiv, begriplig och digital.
Automatisering kan innebära allt från att låta en programvara regelbundet söka efter nya ärenden i ett ärendehanteringssystem och skapa notifieringar som talar om att något nytt har inkommit, till att hantera hela eller delar av en ärendehandläggning, för att slutligen fatta beslut och avsluta ärendet. Automatiseringen behöver genomföras i små steg och i första hand för enklare rutinärenden. Fördelarna är att alla ärenden hanteras lika, handläggningstiderna kortas samt behovet av bevakning och bemanning minskar.
Automatisering kommer att kräva juridisk lagutveckling men mycket går att göra redan idag. Bygglov är ett område där det redan finns inslag av automatisering. Automatisering har stor inverkan på våra processer och rutiner. Arbetsuppgifter kommer att förändras och kanske försvinna samtidigt som nya arbetsuppgifter tillkommer.
Automatisering är endast möjlig när data, regelverk och processer är så entydiga att de kan hanteras med algoritmer för automatisering. För att kunna lyckas med automatisering måste man därför arbeta med de tidigare stegen i Färdplanen.