Smartare samhällsbyggnadsprocess
För att förstå vilka nyttor och möjligheter som uppstår vid digitalisering behöver man utgå från såväl medborgarnas, företagarnas som andra aktörers behov. Digitaliseringen handlar självklart om att skapa en bättre service för medborgare och företag, och samtidigt frigöra ekonomiskt utrymme för ökad välfärd, men det handlar också om att förenkla för andra myndigheter och aktörer som behöver tillgång till kommunens information och beslut i sin handläggning.
- Är det rimligt att en kommuninvånare måste ta semester för att sätta sig i bilen och köra 10 mil enkel väg för att söka barnomsorg eller bygglov?
- Är det rimligt att en byggaktör ska behöva ringa runt till kommunerna för att hitta byggbar mark?
- Är det rimligt att en lantmätare inte ska ha tillgång till digital detaljplaneinformation när hon eller han förväntas följa planen i sin handläggning?
Att förstå nyttorna och motiven för digitalisering lägger grunden för att framgångsrikt kunna kommunicera förändringsbehov, planera utvecklingsaktiviteter samt budgetera.
Läs mer om nyttor och motiv
Enligt en undersökning genomförd av KANTAR SIFO på uppdrag av SKR i april 2018 så anser 2 av 3 tillfrågade att det är hög tid att kommuner och landsting prioriterar den digitala servicen. Samma underökning visar också att endast 1 av 4 tillfrågade tycker att kommuner och landsting lever upp till deras förväntningar på digital service.
För medborgaren innebär digitaliseringen att det blir enklare att kommunicera med kommunen, att ärenden blir lättare att hantera och följa upp och att handläggningstider kortas. Norrtälje är en kommun som framgångsrikt har digitaliserat bygglovsprocessen och därigenom kortat handläggningstiden med flera dagar, och även sänkt taxan. (länk till gott exempel)
För kommunen innebär digitalisering utifrån medborgarperspektivet många fördelar. E-tjänsterna som tas fram gör handläggningsrutinerna som blir effektivare, mer rättssäkra och mindre nyckelpersonsberoende. Felregistreringar och feltolkningar minimeras.
Digitaliseringen medför att det blir enklare att nå fler medborgare via olika typer av digitala kanaler. Information om kommunens verksamhet och planer når fler grupper i samhället. Digital information är enklare att göra riktad och specialanpassad för olika gruppers behov, t ex språkliga, funktionshinder mm. Medborgarna har också större möjligheter att själva styra över hur och när de vill ta del av informationen.
De digitala verktygen möjliggör även att det blir enklare att samla in synpunkter och förslag från medborgare, och fler människor kan engageras i det offentliga samtalet.
Genom att tillgängliggöra information från kommunala processer skapas insyn i kommunens verksamhet. Digitaliseringen bidrar därför till en stärkt demokrati, ökad insyn och transparens, samt i förlängningen ökad rättssäkerhet.
Data, eller information, kan betraktas som en ny typ av råvara. Offentlig information är en betydande och efterfrågad informationsmängd som till stor del inte finns tillgänglig idag. Hur skulle svenskt näringsliv gynnas om offentlig information fanns att tillgå? Vad skulle kunna göras med denna nya råvara, och vilka innovationer ser vi framför oss? Ny branscher kan komma att uppstå med många nya arbetstillfällen runt om i landet.
En av digitaliseringens fördelar är att arbetsplatsen blir mobil. Arbetet kan utföras var som helst så länge uppkoppling mot internet finns. Möjligheten till tillväxt finns med andra ord både i staden och på landsbygden.
Att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen skapar nyttor för medborgare och företag men också för alla de aktörer som är verksamma i samhällbyggnadsprocessen. Obrutna digitala flöden av information gör kontakter mellan myndigheter och byggaktörer snabbare och enklare. Risken för dubbelarbete och missförstånd minimeras när alla har tillgång till samma information, och kvaliteteten på de beslut som fattas kommer att hålla högre kvalitet när behov i alla delprocesser har beaktats.
Byggaktörer kommer enkelt att kunna hitta byggbar mark, och göra egna bedömningar om lämpligheten för att starta ett projekt redan innan de kontaktar kommunen. De kommer därmed även att kunna bidra tidigt i processen på ett bättre sätt än idag.
Bostadsbyggandet kommer därför att stöttas av en digital samhällsbyggnadsprocess, och det gäller även andra samhällsutmaningar som har nytta av den information som skapas. Klimatanpassning och krisberedskap är exempel på processer som skulle dra nytta av den en digital samhällsbyggandsprocess.
Redan idag råder kompetensbrist i samhällsbyggnadssektorn och enligt SKR´s ekonomirapport från maj 2018 så kommer rekryteringsbehovet i kommuner och landsting att öka markant under de kommande åren. Detta till följd av demografiutvecklingen som innebär att andelen unga och gamla ökar kraftigt i förhållande till antalet personer i arbetsför ålder. Ett av åtgärdsförslagen innebär att nyttja teknikens möjligheter för att underlätta och effektivisera arbetet.
Att lyckas med rekryteringar blir alltså en ännu tuffare uppgift de kommande åren. Ett sätt att stärka sitt varumärke som attraktiv arbetsgivare är att införa moderna digitala verktyg och arbetssätt.
Handläggningsstöd med enklare inslag av automatisering gör det lätt att göra rätt. Enklare arbetsuppgifter kommer att försvinna eller kunna utföras av någon med lägre kompetens. Effektiviseringen som detta medför innebär att mer tid kan läggas på mer komplicerade och kreativa arbetsuppgifter. När arbetsmaterial kan nås över nätet och möten kan hållas digitalt blir arbetsplatsen mer flexibel. Medarbetaren kan själv välja plats i ett aktivitetsbaserat kontor eller kanske arbeta hemifrån.