Smartare samhällsbyggnadsprocess
Det främsta hindret för en digital samhällsbyggnadsprocess är att informationsförsörjningen är splittrad och i stora delar analog. Att skapa en enhetlig, digital och obruten process tar förstås tid. Det är komplext och det är många som måste bidra, det behövs en gemensam målbild.
I Lantmäteriets slutrapport från uppdraget Digitalt först – för en smartare samhällsbyggnadsprocess beskrivs en målbild för samhällsbyggnadsprocessen. Regeringen har gett både Lantmäteriet, Boverket och flera andra myndigheter nya uppdrag som verkar för uppfyllande av denna målbild. Sveriges alla 290 kommuner har naturligtvis också en viktig roll i detta arbete.
Strategiskt mål:
En digitalt obruten process, som stöd för ökat bostadsbyggande
Det strategiska målet, en digitalt obruten process, innebär att processen anammar de digitala principerna och att digitala avbrott i processen elimineras. Avbrotten uppstår när information inte finns att tillgå, inte går att återanvända eller när analoga mellansteg skapar onödiga ledtider. Ibland beror det på okunskap om hur det egna resultatet påverkar andra aktörer och delprocesser. Resultatet från delprocesserna är då inte utformat på ett sätt som gynnar processen som helhet.
När processen blir helt digital, dvs obruten blir den också snabbare, enklare, effektivare, mer transparent och stöttar därmed samhällsbyggnadsprocessen på ett bättre sätt.
Även andra viktiga samhällsprocesser som t ex bostadsbyggande, klimatanpassning och krisberedskap kommer att kunna dra nytta av att informationen i samhällsbyggnadsprocessen blir digitalt obruten.
Det strategiska målet har delats upp i fyra effektmål som hjälper oss att förstå vad vi strävar mot:
Fyra effektmål
All information som behövs i processen ska gå att kombinera, finnas tillgänglig på ett ställe och vara digital.
Detta innebär bland annat att en nationell plattform måste byggas upp där alla aktörer kan få åtkomst till producenternas information via tjänster. Producenterna måste i sin tur försörja plattformen med information. Information måste samlas in och standardiseras.
En prioriterad informationsmängd är detaljplaner som idag oftast bara finns i pdf-format på kommunernas webbplatser. Detaljplanerna måste standardiseras och tillgängliggöras nationellt tillsammans med utredningsinformation och översiktsplaner.
Det juridiska ramverket för informationen måste anpassas för att stödja ökad tillgänglighet, användbarhet och öppenhet.
Användningen av 3D-information är ett annat användningsområde som behöver breddas. För att byggnadsmodeller (BIM) ska kunna kombineras med geodata behöver båda informationsmängderna standardiseras och utbytesmodeller behöver utvecklas.
Ett digitalt arbetsflöde tillåter att informationen flödar digitalt i processen utan avbrott på grund av analoga mellansteg. Resultaten i delmomenten är digitala och kan återanvändas av andra aktörer och i andra steg i processen. Det finns en samsyn och kunskap om processens olika steg bland samtliga aktörer, och fler har möjlighet att medverka i tidiga skeden.
För att detta ska fungera måste processens delar i högre grad harmoniseras och standardiseras. När målbilden är uppfylld arbetar kommuner och myndigheter på samma sätt inom respektive processled.
Ett exempel är bygglovsansökan som behöver standardiseras på nationell nivå för att underlätta utvecklig av verksamhetssystem för bygglovhantering.
Genom kunskap och förståelse för olika aktörers behov har stuprör inom och mellan organisationer motverkats och resultaten är lättare att återanvända, vilket i sin tur förenklar genomförandet av samhällsbyggnadsprojekten.
Nationella tjänster så som Mina meddelanden, e-arkivering och e-legitimation används av alla aktörer. Det finns juridiska vägledningar för kommunerna som beskriver hur den digitala processen ska förhålla sig till gällande lagstiftning. I kommunerna är bygglovsprocessen helt pappersbefriad, även fastighetsbildningsprocessen är digitaliserad både hos kommun och Lantmäteriet.
Kunskapen om digitaliseringens möjligheter har ökat hos samtliga aktörer och kommunerna har tydliga handlingsplaner, mål och visioner för sin digitalisering.
Ur medborgarnas synvinkel kommer kontakten med kommuner och myndigheter att underlättas och upplevas som enhetlig oavsett vilken myndighet eller kommun man vänder sig till. När målbilden är uppfylld ska det inte finnas unika lösningar på kommuner och myndigheter. De smarta lösningar som utvecklas återanvänds av fler kommuner och myndigheter vilket förenklar både för myndigheten och medborgaren.
När dialogen sker digitalt kan medborgare lätt ta del av förslag och beslut. För att öka medborgarnas förståelse tar kommuner och myndigheter hjälp av digital teknik som visualisering, VR och AR. Informationen som används hämtas via en nationell plattform.
Digital medborgardialog inklusive visualisering i 3D kommer att vara vanligt förekommande hos kommuner och myndigheter år 2025. Virtual reality (VR) och augmented reality (AR) är naturliga inslag i kommunikationen mellan aktörer och med medborgare.
Det är enkelt för medborgarna att lämna in synpunkter och ställa frågor genom sociala media och andra digitala kanaler. Medborgarnas engagemang har ökat när det är lätt att ta del av planförslag och enkelt att kommunicera med tjänstepersoner inom kommuner och myndigheter.
Byggnadsinformationsmodeller (BIM) som visar befintliga och projekterade byggnader i 3D används av både privata företag och myndigheter för att beskriva hur samhället kommer att förändras och förvaltas. I kommunen används modellerna som underlag i bygglovsärenden, inom fastighetsbildning är de underlag för 3D-förrättningar, och inom fastighetsförvaltning är BIM och Internet of Things (IoT) naturliga inslag. När målbilden är uppfylld finns det juridiskt stöd för att detta ska vara möjligt.
När informationen, processen och dialogen är digital skapas möjligheter att automatisera beslut. När målbilden är uppfylld är enklare rutinärenden i samhällsbyggnadsprocessen automatiserade.
Genom att automatisera processer och beslut gör vi processerna mindre personalintensiva och behovet av bemanning minskar. Effekterna blir kortare handläggningstider, även under semestertider. Besluten som fattas kommer vara mer rättssäkra eftersom den mänskliga faktorn kan elimineras och erbjuda en högre kvalitet då mer information kan beaktas.
Vissa beslut inom t ex bygglov och fastighetsbildning kommer att vara helt eller delvis automatiserade, dvs kan handläggas helt utan inblandning av en handläggare. Handläggningssystemen genererar automatiskt data om processerna, t ex statistik över antalet inkomna, påbörjade och avslutade ärenden. Denna processinformation är öppen och tillgänglig att använda av andra aktörer som behöver följa processerna. Vi har också nationella tjänster för vissa moment inom samhällsbyggnadsprocessen, t ex verktyg för att bedöma kretsen av sakägare.
Du kan läsa mer om målbilden och effektmålen i rapporten Digitalt först – För en smartare samhällsbyggnadsprocess.