Smartare samhällsbyggnadsprocess
Att nå målbilden, en obruten digital samhällsbyggnadsprocess, tar tid. Många komplexa frågeställningar ska hanteras och kommuniceras för att nödvändiga beslut ska kunna fattas. Då är det bra att förstå de principer som målbilden bygger på och som är nyckeln för allt digitaliseringsarbete.
Digitaliseringens principer utgår ifrån medborgaren och de förväntningar och krav som finns på det offentliga Sverige, men de handlar lika mycket om att effektivisera våra processer genom digital kommunikation och effektiv informationshantering.
Ibland kan lagstiftning och andra hinder göra att vi inte kan följa principerna fullt ut, men de hjälper oss ändå att förstå vad vi strävar mot och vilka krav vi alla bör ställa på processer, kommunikation, system och informationshantering.
Principerna togs fram som en utgångspunkt under arbetet med uppdraget ”Digitalt först – för en smartare samhällsbyggnadsprocess” och bygger delvis på E-delegationens arbete.
Digitala möten utgår från medborgaren
Med hjälp av e-tjänster kan medborgaren när som helst ta kontakt med en kommun eller myndighet. Det är medborgaren själv som avgör när och hur det digitala mötet ska äga rum och medborgaren kan själv följa sina ärenden via e-tjänsterna. Genom samverkan mellan myndigheter och förvaltningar utgår mötet från medborgarens ärende och hanteras i en obruten process.
Det är numera självklart att vi hanterar våra bankärenden på nätet, att vi bokar flygbiljetter och hotell på egen hand utan mellan händer, samt att vi handlar varor i webbutiker. Det är lätt att jämföra, beställa, boka, recensera och följa våra beställda varors väg fram till leverans. Även i det offentliga Sverige har vi haft fokus på att utveckla e-tjänster för att underlätta medborgarnas vardag.
Inom samhällsbyggnadsprocessen ser vi allt oftare tjänster för ansökan om bygglov och fastighetsbildning, för att se och hämta laga-kraft-vunna detaljplaner, visualisering av detaljplaneförslag, medborgardialoger, felanmälan etc. Ofta ger tjänsterna möjlighet att lämna in en ansökan, beställning eller synpunkt men det är inte lika vanligt att medborgaren kan följa sitt ärende digitalt under hela handläggningens gång, eller att det finns funktioner för betalning eller koppling till verksamhetssystem.
Digitalt först
De digitala tjänsterna är förstahandsvalet och pappersblanketter används bara i undantagsfall. När nya digitala tjänster utvecklas görs en analys för att bedöma om det fortfarande finns behov av att stödja även en pappersbaserad process.
Medborgaren och andra aktörer föredrar i allt högre grad digitala kanaler. Med digitala tjänster blir det enklare för medborgarna att hantera och följa sina ärenden. För kommunens och myndighetens processer innebär det att felregistreringar och feltolkningar minskar och att automatisering blir möjlig. Rutiner måste fortfarande finnas för hantering av pappersblanketter eftersom myndigheter inte kan neka till att ta emot dessa.
Hämta informationen vid källan
Information hämtas alltid så nära källan som möjligt, dvs via en tjänst hos producenten.
Om vi läser informationen direkt hos producenten säkerställer vi att informationen är korrekt och aktuell. När alla aktörer använder samma information från samma källa undviks missförstånd och feltolkningar. Det blir enklare att styra vem som ska få tillgång till informationen och vi slipper kostnader för att lagra informationen dubbelt i våra egna system.
De system som används i samhällsbyggnadsprocessen behöver alltså kunna nyttja tjänster hos andra aktörer men också skapa tjänster så att andra lätt kan använda den information som skapas i processen.
Digitalt en gång
En uppgift behöver bara lämnas en gång till en offentlig förvaltning för att sedan kunna återanvändas av andra myndigheter.
När en medborgare lämnar sina uppgifter ska det bara behöva göras en gång. Har ett namn eller en fastighetsbeteckning fyllts i vid ett tillfälle ska medborgaren inte behöva göra det igen. Uppgifterna ska automatiskt kunna användas i andra formulär för att underlätta för medborgaren. På samma sätt ska systemen kunna hjälpa medborgaren att fylla i t.ex. rätt bostadsadress.
Denna typ av hantering gäller endast för myndighetsutövning och uppgifterna får bara lagras på ett sätt som inte strider mot gällande lagstiftning.
Digitalt original
Den digitala informationen kan utgöra original. Att det digitala underlaget i ett ärende får gälla som original är en förutsättning för att processen ska kunna bli digital och obruten. Beslut måste i en digital process kunna fattas och arkiveras på digitala underlag. Detta innebär att kommuner och myndigheter måste bygga upp digitala arkiv och införa digital signering. För att digital information ska kunna utgöra original krävs på vissa håll lagutveckling.
Öppen digital information
Den digitala informationen kan fritt delas och återanvändas utan inskränkningar. Skyddad information som t ex personuppgifter, sekretessbelagd information eller annan information skyddad av upphovsrätt eller annan lagstiftning kan dock inte vara öppen.
Genom att öppna digital information från kommuner och myndigheter skapar vi insyn i den offentliga verksamheten vilket är positivt för medbestämmande och demokrati. Öppna data är dessutom en ny form av råvara som skapar nya bättre förutsättningar för innovation och tillväxt. Både företag och myndigheter gynnas av öppna data eftersom tillgång till information ger bättre underlag för att fatta snabba och kvalitativa beslut.
Att offentliga data som inte behöver skyddas ska vara öppna låter för många som en självklarhet, men idag hindras ofta användningen av att informationen är belagd med avgifter eller på annat sätt skyddas av immaterialrätt eller upphovsrätt. Så är ofta fallet med geodata som produceras av Lantmäteriet och kommunerna vilket medför att informationen ibland inte används då den anses kostar för mycket.
Tillgänglig och användbar information
Den digitala informationen är lätt att hitta och läsa, den är också enkel att förstå och använda. När information som behövs är lättillgänglig för alla aktörer blir processer snabbare. Det kan ge möjlighet för fler aktörer bidra med sin kompetens i ett tidigare skede än vad som ofta är möjligt idag.
Ibland är det tidsödande, svårt och kostsamt att få tillgång till den information man behöver. I värsta fall väljer man då att avstå från att använda information. Det kan hänga ihop med att det är oklart vem som ansvarar för informationen och vart man ska vända sig för att få tillgång till den. Det kan också vara så att informationen är strukturerad på ett sätt som gör den svår att förstå och använda. Ett sätt att avhjälpa detta är att använda standarder och etablerade begrepps- och informationsmodeller. För informationen som behövs inom samhällsbyggnadsprocessen saknas det på många håll standarder. Dessa standarder måste tas fram i samverkan mellan berörda aktörer.